Understanding Subtotals in Excel

 एक्सेल में सबटोटल एक शक्तिशाली सुविधा है जो आपको विशिष्ट मानदंडों के आधार पर एक सूची के भीतर डेटा को सारांशित करने की अनुमति देती है। चाहे आप वित्तीय डेटा, बिक्री के आंकड़े, या किसी अन्य डेटासेट के साथ काम कर रहे हों, उप-योग सारांशित जानकारी का विश्लेषण और प्रदर्शित करने का एक त्वरित तरीका प्रदान करते हैं।

Step 1: Organize Your Data

उप-योग लागू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपका डेटा व्यवस्थित है। यदि आपकी सूची में हेडर हैं, तो इसे एक्सेल तालिका में परिवर्तित करना फायदेमंद है। ऐसा करने के लिए, अपना डेटा चुनें, और "सम्मिलित करें" टैब के अंतर्गत, "तालिका" चुनें।

Step 2: Sort Your Data

उप-योग का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, अपने डेटा को उस कॉलम के आधार पर क्रमबद्ध करना अक्सर सहायक होता है जिसे आप उप-योग करना चाहते हैं। कॉलम हेडर पर क्लिक करें, "डेटा" टैब पर जाएं, और अपनी पसंद के आधार पर "सॉर्ट ए से जेड" या "सॉर्ट जेड से ए" चुनें।

Step 3: Apply Subtotals

Select the Column:

उस कॉलम पर क्लिक करें जहां आप उप-योग बनाना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका डेटा अभी भी चयनित है।

Go to Data Tab:

एक्सेल रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएँ।

Click on Subtotal:

"रूपरेखा" समूह में, "उपयोग" बटन पर क्लिक करें। इससे सबटोटल डायलॉग बॉक्स खुल जाता है।

Choose Subtotal Options:

उप-योग संवाद बॉक्स में, "प्रत्येक परिवर्तन पर" कॉलम का चयन करें और वह फ़ंक्शन चुनें जिसे आप लागू करना चाहते हैं (योग, गणना, औसत, आदि)।

Select Additional Columns (Optional):

यदि आप अनेक स्तंभों के आधार पर उप-योग लागू करना चाहते हैं, तो उन्हें "इसमें उप-योग जोड़ें" बॉक्स में चुनें।

Click OK:

एक बार जब आपके विकल्प सेट हो जाएं, तो सबटोटल डायलॉग बॉक्स में "ओके" पर क्लिक करें।

Step 4: View Subtotals

उप-योग लागू करने के बाद, एक्सेल निर्दिष्ट मानदंडों के आधार पर उप-योग मानों के साथ पंक्तियाँ सम्मिलित करता है। आप अपनी शीट के बाईं ओर एक छोटा रूपरेखा आइकन देखेंगे, जो आपको बेहतर दृश्यता के लिए उप-योग स्तरों को संक्षिप्त या विस्तारित करने की अनुमति देगा।

Step 5: Customize Subtotal Levels

यदि आप उप-योग स्तरों की दृश्यता को अनुकूलित करना चाहते हैं, तो अनुभागों को संक्षिप्त या विस्तारित करने के लिए रूपरेखा आइकन का उपयोग करें। स्तरों को दिखाने या छिपाने के लिए अतिरिक्त विकल्पों तक पहुंचने के लिए बाएं कॉलम में किसी भी संख्या पर राइट-क्लिक करें।

Tips for Effective Subtotal Usage

Nested Subtotals:

आप "इसमें उप-योग जोड़ें" बॉक्स में एकाधिक कॉलम का चयन करके नेस्टेड उप-योग लागू कर सकते हैं। यह पदानुक्रमित डेटा के लिए उपयोगी है.

Grand Total:

यदि आप पूरे कॉलम के लिए एक बड़ा योग चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि उप-योग संवाद बॉक्स में "डेटा के नीचे सारांश" चुना गया है।

Function Options:

आप जिस प्रकार के डेटा के साथ काम कर रहे हैं, उसके आधार पर विभिन्न कार्यों जैसे योग, औसत, गणना आदि के साथ प्रयोग करें।