Importing Data from Text Files into Microsoft Excel

 Microsoft Excel में टेक्स्ट फ़ाइलों से डेटा आयात करना एक सामान्य कार्य है, खासकर जब CSV (कॉमा-सेपरेटेड वैल्यूज़) या TXT (प्लेन टेक्स्ट) जैसे प्रारूपों में संग्रहीत डेटासेट से निपटना। टेक्स्ट फ़ाइलों से डेटा को कुशलतापूर्वक आयात करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

Step 1: Open Microsoft Excel:

अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel लॉन्च करें. यदि आपके पास कोई मौजूदा कार्यपुस्तिका है, तो उसे खोलें; अन्यथा, एक नई कार्यपुस्तिका प्रारंभ करें.

Step 2: Select a Cell:

उस सेल पर क्लिक करें जहां आप आयातित डेटा शुरू करना चाहते हैं। इससे एक्सेल को यह जानने में मदद मिलती है कि डेटा कहां रखना है।

Step 3: Go to the Data Tab:

एक्सेल रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएँ। यह टैब डेटा-संबंधी कार्यों के लिए समर्पित है।

Step 4: Get External Data:

यदि आप किसी टेक्स्ट फ़ाइल के साथ काम कर रहे हैं तो "डेटा प्राप्त करें" या "डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें" समूह के अंतर्गत, "टेक्स्ट से" पर क्लिक करें।

Step 5: Select Text File:

अपनी टेक्स्ट फ़ाइल के स्थान पर जाएँ, उसे चुनें, और "आयात करें" या "खोलें" पर क्लिक करें।

Step 6: Choose Import Options:

एक टेक्स्ट आयात विज़ार्ड दिखाई देगा. उचित फ़ाइल मूल चुनें (अक्सर CSV के लिए "सीमांकित") और अपनी टेक्स्ट फ़ाइल (अल्पविराम, टैब, आदि) में उपयोग किए गए सीमांकक का चयन करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा सही ढंग से आयात किया गया है, "डेटा पूर्वावलोकन" विंडो में डेटा का पूर्वावलोकन करें।

Step 7: Specify Data Types:

टेक्स्ट आयात विज़ार्ड में, आप प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रकार निर्दिष्ट कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कॉलम उचित प्रकार (सामान्य, पाठ, दिनांक, आदि) पर सेट है।

Step 8: Load Data:

अपने एक्सेल वर्कशीट में डेटा आयात करने के लिए "लोड" या "समाप्त" पर क्लिक करें। डेटा चयनित सेल से प्रारंभ होता हुआ दिखाई देगा.

Tips for Importing from Text Files:

Delimiter Selection:

आपकी टेक्स्ट फ़ाइल कैसे स्वरूपित की गई है, इसके आधार पर सही सीमांकक चुनें। सामान्य सीमांकक में अल्पविराम, टैब, अर्धविराम और रिक्त स्थान शामिल हैं।

Preview Data:

किसी भी स्वरूपण समस्या या गलत संरेखण को पकड़ने के लिए आयात प्रक्रिया के दौरान हमेशा डेटा का पूर्वावलोकन करें।

Data Types:

एक्सेल में सटीक प्रतिनिधित्व सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक कॉलम के लिए उपयुक्त डेटा प्रकार सेट करें।

Handling Large Files:

बड़ी टेक्स्ट फ़ाइलों के लिए, डेटा को कुशलतापूर्वक आयात करने और बदलने के लिए एक्सेल की पावर क्वेरी का उपयोग करने पर विचार करें।

External Data Connection:

अपनी कार्यपुस्तिका और मूल पाठ फ़ाइल के बीच एक लिंक बनाने के लिए एक्सेल की बाहरी डेटा कनेक्शन सुविधाओं का उपयोग करें। यदि फ़ाइल सामग्री बदलती है तो यह आसान अपडेट की अनुमति देता है।