Finding Duplicates with Conditional Formatting in Excel

 सशर्त स्वरूपण एक्सेल में एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको विशिष्ट स्थितियों के आधार पर कोशिकाओं को दृश्य रूप से हाइलाइट करने की अनुमति देता है। डुप्लिकेट ढूंढने के लिए इस सुविधा का उपयोग करना आपके डेटा में दोहराए गए मानों की पहचान करने का एक त्वरित और कुशल तरीका है।

Step 1: Select Your Data

उन कक्षों या स्तंभों की श्रेणी का चयन करके प्रारंभ करें जहां आप डुप्लिकेट ढूंढना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने विश्लेषण के लिए सही सीमा चुनी है।

Step 2: Go to the Home Tab

एक्सेल रिबन पर "होम" टैब पर जाएँ। यह वह जगह है जहां आपको सशर्त स्वरूपण विकल्प मिलेंगे।

Step 3: Click on Conditional Formatting

"होम" टैब के अंतर्गत "शैलियाँ" समूह में, "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें। विभिन्न विकल्पों के साथ एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा।

Step 4: Choose Highlight Cells Rules

ड्रॉपडाउन मेनू में "हाइलाइट सेल नियम" पर होवर करें। एक अन्य सबमेनू दिखाई देगा. "डुप्लिकेट मान" चुनें।

Step 5: Set Formatting Options

"डुप्लिकेट मान" संवाद बॉक्स में, आप डुप्लिकेट सेल के लिए फ़ॉर्मेटिंग शैली चुन सकते हैं। एक्सेल स्वचालित रूप से एक फ़ॉर्मेटिंग शैली सुझाएगा, लेकिन आप इसे अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं।

Step 6: Click OK

एक बार जब आप अपने फ़ॉर्मेटिंग विकल्प सेट कर लें, तो "डुप्लिकेट मान" संवाद बॉक्स में "ओके" पर क्लिक करें। एक्सेल चयनित श्रेणी में सशर्त स्वरूपण लागू करेगा।

Step 7: View Duplicates

आपकी चयनित श्रेणी में डुप्लिकेट अब आपके द्वारा निर्दिष्ट फ़ॉर्मेटिंग के अनुसार दृश्यमान रूप से हाइलाइट किए जाएंगे। डुप्लिकेट मान वाले सेल अलग दिखेंगे, जिससे उन्हें पहचानना और उनका विश्लेषण करना आसान हो जाएगा।

Tips for Effective Use of Conditional Formatting

Custom Formatting:

डुप्लिकेट को अधिक स्पष्ट रूप से विशिष्ट बनाने के लिए कस्टम फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों के साथ प्रयोग करें। इसमें बोल्ड टेक्स्ट, अलग-अलग फ़ॉन्ट रंग या बैकग्राउंड शेडिंग शामिल हो सकते हैं।

Removing Conditional Formatting:

सशर्त स्वरूपण को हटाने के लिए, "सशर्त स्वरूपण" मेनू पर वापस जाएँ और "नियम साफ़ करें" या "चयनित कक्षों से नियम साफ़ करें" चुनें।

Applying to Entire Rows or Columns:

आप उपरोक्त चरणों से पहले संबंधित पंक्ति या स्तंभ का चयन करके संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों पर सशर्त स्वरूपण लागू कर सकते हैं।