Exporting Data to a Text File from Microsoft Excel

 Microsoft Excel से टेक्स्ट फ़ाइल में डेटा निर्यात करना एक सामान्य कार्य है, खासकर जब आपको डेटा को दूसरों के साथ साझा करने या किसी अन्य सिस्टम में आयात करने की आवश्यकता होती है। टेक्स्ट फ़ाइल में डेटा को कुशलतापूर्वक निर्यात करने के तरीके पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:

Step 1: Open Microsoft Excel:

अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel लॉन्च करें. वह कार्यपुस्तिका खोलें जिसमें वह डेटा है जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं, या एक नई बनाएं।

Step 2: Select Data:

उस वर्कशीट पर नेविगेट करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप टेक्स्ट फ़ाइल में शामिल करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने सभी आवश्यक कॉलम और पंक्तियाँ शामिल कर ली हैं।

Step 3: Go to the File Tab:

एक्सेल रिबन में "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें। इससे मंच के पीछे का दृश्य खुल जाएगा.

Step 4: Choose Save As:

बाईं ओर मेनू से "इस रूप में सहेजें" चुनें। इससे Save As डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।

Step 5: Select Text (Tab Delimited) or CSV:

इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, वह स्थान चुनें जहां आप टेक्स्ट फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं। फिर, "इस प्रकार सहेजें" ड्रॉपडाउन में, "टेक्स्ट (टैब सीमांकित) (.txt)" या "CSV (अल्पविराम सीमांकित) (.csv)" चुनें। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर उपयुक्त प्रारूप चुनें।

Text (Tab delimited):  नोटपैड या एक्सेल जैसे अनुप्रयोगों में खोले जाने पर फ़ॉर्मेटिंग को संरक्षित करने के लिए उपयुक्त।

CSV (Comma delimited):: आमतौर पर विभिन्न अनुप्रयोगों के बीच आदान-प्रदान के लिए उपयोग किया जाता है।

Step 6: Configure Options (Optional):

आपके एक्सेल संस्करण के आधार पर, "टूल्स" या "विकल्प" बटन पर क्लिक करें। यहां, आप सीएसवी के लिए सीमांकक विकल्प या टेक्स्ट फ़ाइलों के लिए कैरेक्टर सेट एन्कोडिंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर इन सेटिंग्स को समायोजित करें।

Step 7: Save the File:

इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में "सहेजें" पर क्लिक करें। यदि संकेत दिया जाए, तो किसी भी अतिरिक्त सेटिंग या चेतावनी की पुष्टि करें।

Tips for Exporting to Text Files:

Delimiter Selection:

विशेष रूप से सीएसवी फ़ाइलों में, सीमांकक चयन का ध्यान रखें। सामान्य विकल्पों में अल्पविराम, अर्धविराम या टैब शामिल हैं।

Encoding Considerations:

यदि गैर-अंग्रेजी वर्णों के साथ काम कर रहे हैं, तो उचित प्रतिनिधित्व सुनिश्चित करने के लिए एक उपयुक्त वर्ण सेट एन्कोडिंग का चयन करें।

Column Headers:

यदि आपके डेटा में कॉलम हेडर शामिल हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे टेक्स्ट फ़ाइल में सटीक प्रतिनिधित्व के लिए चयनित सीमा में शामिल हैं।

CSV for Spreadsheet Compatibility:

विभिन्न स्प्रेडशीट अनुप्रयोगों के बीच डेटा साझा करते समय सीएसवी प्रारूप का उपयोग करें, क्योंकि यह व्यापक रूप से समर्थित है।