Creating an Excel Data Validation List

 एक्सेल में, डेटा सत्यापन एक शक्तिशाली सुविधा है जो आपको सेल में दर्ज किए गए डेटा के प्रकार को नियंत्रित करने की अनुमति देती है। डेटा सत्यापन सूची बनाना विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता विकल्पों के पूर्वनिर्धारित सेट में से चुनें। एक्सेल डेटा सत्यापन सूची कैसे बनाएं, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:

Step 1: Select the Cell(s)

वह सेल या सेल चुनें जहां आप डेटा सत्यापन लागू करना चाहते हैं। यह आमतौर पर वह सेल है जहां आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता सूची से चयन करें।

Step 2: Go to the Data Tab

एक्सेल रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएँ। यह वह जगह है जहां आपको डेटा सत्यापन विकल्प मिलेंगे।

Step 3: Click on Data Validation

"डेटा टूल्स" समूह में "डेटा" टैब के अंतर्गत, "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें। इससे डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।

Step 4: Choose List as Validation Criteria

डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, "सेटिंग्स" टैब के अंतर्गत, सत्यापन मानदंड के रूप में "सूची" चुनें।

Step 5: Define the List Source

"स्रोत" फ़ील्ड में, वे मान दर्ज करें जिन्हें आप सूची में शामिल करना चाहते हैं, अल्पविराम से अलग करें। वैकल्पिक रूप से, आप सूची आइटम वाले कक्षों की एक श्रृंखला का चयन कर सकते हैं।

Step 6: Enable In-cell Dropdown

यदि आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता सेल में एक ड्रॉपडाउन तीर देखें, जो उन्हें सूची से चुनने में सक्षम बनाता है, तो "इन-सेल ड्रॉपडाउन" विकल्प को जांचना सुनिश्चित करें।

Step 7: Customize Error Alert (Optional)

डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में "त्रुटि चेतावनी" टैब के अंतर्गत, आप उस त्रुटि संदेश को अनुकूलित कर सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता देखते हैं यदि वे निर्दिष्ट सूची के बाहर डेटा दर्ज करने का प्रयास करते हैं।

Step 8: Click OK

एक बार जब आप डेटा सत्यापन सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर लें, तो डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में "ओके" पर क्लिक करें। चयनित सेल में अब एक ड्रॉपडाउन तीर होगा, और उपयोगकर्ता निर्दिष्ट सूची में से चुन सकते हैं।

Tips for Effective Data Validation:

Dynamic Lists:

यदि आपकी सूची समय के साथ बदल सकती है, तो डेटा सत्यापन सूची स्रोत के रूप में नामित श्रेणी का उपयोग करने पर विचार करें। यह आपको डेटा सत्यापन सेटिंग्स को संशोधित किए बिना आसानी से सूची को अपडेट करने की अनुमति देता है।

Input Message:

सेल का चयन करते समय उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त मार्गदर्शन प्रदान करने के लिए डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में "इनपुट संदेश" टैब का उपयोग करें।

Prevent Manual Input:

यदि आप मैन्युअल इनपुट को पूरी तरह से प्रतिबंधित करना चाहते हैं और उपयोगकर्ताओं को सूची से चुनने के लिए मजबूर करना चाहते हैं, तो डेटा सत्यापन सेटिंग्स में "रिक्त को अनदेखा करें" विकल्प को अनचेक करें।