Using Conditional Formatting in Excel

 सशर्त स्वरूपण Microsoft Excel में एक शक्तिशाली सुविधा है जो आपको विशिष्ट स्थितियों या मानदंडों के आधार पर कोशिकाओं को प्रारूपित करने की अनुमति देती है। यह आपको डेटा रुझानों, आउटलेर्स या पैटर्न को दृष्टिगत रूप से विश्लेषण करने और उजागर करने में मदद करता है। यहां बताया गया है कि आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे कर सकते हैं:

1. Select the Data:

उन कक्षों की श्रेणी या संपूर्ण स्तंभ को हाइलाइट करें जहां आप सशर्त स्वरूपण लागू करना चाहते हैं।

2. Open the Conditional Formatting Menu:

एक्सेल रिबन पर "होम" टैब पर जाएँ।

3. Choose a Rule:

"शैलियाँ" समूह में "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें।

विभिन्न स्वरूपण नियमों के साथ एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर एक का चयन करें। सामान्य नियमों में शामिल हैं:

हाइलाइट सेल नियम: सेल मानों (इससे अधिक, इससे कम, इसके बराबर, आदि) के आधार पर फ़ॉर्मेटिंग लागू करें।

शीर्ष/नीचे नियम: शीर्ष या निचले प्रतिशत या कक्षों की संख्या को प्रारूपित करें।

डेटा बार/रंग स्केल/आइकन सेट: बार, रंग या आइकन का उपयोग करके डेटा को विज़ुअलाइज़ करें।

4. Set Formatting Options:

नियम चुनने के बाद, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहां आप फ़ॉर्मेटिंग विकल्प सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "इससे अधिक" चुनते हैं, तो आप तुलना करने के लिए मान निर्दिष्ट करेंगे।

5. Manage Rules:

फ़ॉर्मेटिंग नियम लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।

मौजूदा नियमों को प्रबंधित करने के लिए, "सशर्त स्वरूपण" > "नियम प्रबंधित करें" पर जाएं। यहां, आप नियमों को संपादित, हटा या प्राथमिकता दे सकते हैं।

6. New Rule:

कस्टम नियमों के लिए, "सशर्त स्वरूपण" मेनू से "नया नियम" चुनें। यह एक नियम विज़ार्ड खोलता है जहां आप अपनी शर्तों और स्वरूपण को परिभाषित कर सकते हैं।

7. Clear Rules:

चयनित कक्षों से सशर्त स्वरूपण हटाने के लिए, "सशर्त स्वरूपण" मेनू में "नियम साफ़ करें" का उपयोग करें।

8. Color Scales for Gradient Fill:

रंग स्केल आपको सेल मानों के आधार पर ग्रेडिएंट भरण लागू करने की अनुमति देते हैं। उच्च और निम्न मानों को दर्शाने के लिए विभिन्न रंग ग्रेडिएंट में से चुनें।

9. Icon Sets for Visual Indicators:

आइकन सेट में डेटा को दृश्य रूप से दर्शाने के लिए तीर, ट्रैफिक लाइट या झंडे जैसे प्रतीक शामिल होते हैं। ये डैशबोर्ड बनाने के लिए उपयोगी हैं.

10. Use Formulas:

उन्नत उपयोगकर्ता सूत्रों का उपयोग करके कस्टम फ़ॉर्मेटिंग नियम बना सकते हैं। यह जटिल परिस्थितियों को परिभाषित करने में लचीलापन प्रदान करता है।

सशर्त स्वरूपण एक्सेल में डेटा रुझानों को देखने और व्याख्या करने का एक गतिशील तरीका प्रदान करता है। विशिष्ट नियमों के आधार पर फ़ॉर्मेटिंग लागू करके, आप अपने डेटासेट के भीतर महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि को तुरंत पहचान सकते हैं।